繁忙期でもコストを抑えて緊急便を使う方法

年始やセール期などの繁忙期は、どうしても「緊急便」の出番がふえます。
在庫が足りなくなったり、取引先からの急な追加オーダーが入ったりして、

• 「今日中にどうしても届けたい」
• 「この時間までに届かないとラインが止まる」

という状況になりやすいからです。

ただしご存じの通り、緊急便は通常の配送よりどうしてもコストが高くなります。
とくに繁忙期はドライバーや車両も取り合いになるため、「想定以上の料金になってしまった」という声も少なくありません。

そこで今回は、

• なぜ繁忙期の緊急便は高くなりやすいのか
• それでも“必要なときだけ、なるべく安く”使うためにはどうしたらよいか

というポイントを、荷主企業の視点で整理していきます。

なぜ繁忙期の緊急便は高くなりやすいのか

まずは、前提となる「価格の仕組み」をおさえておきましょう。
繁忙期に緊急便の単価が上がるのには、いくつかの理由があります。

特別手配のコストが上乗せされる

緊急便は、ふつうのルート配送や路線便とちがい、

• ドライバーのスケジュールをさしかえる
• すぐに動ける車両をさがす
• 直行チャーターで動く

といった“特別なオペレーション”が必要になります。

とくに繁忙期は、空いている車両自体が少ないため、
「スケジュールをずらして対応してもらう＝追加コストがかかる」構造になりやすいのが実情です。

空車の移動（回送距離）が長くなりやすい

緊急便の料金には、「荷物を積む前に車両が走る距離」も含まれます。

• 近くに空いている車両がいない
• べつの現場から回送してもらう

といった場合、その分コストが上乗せされます。

繁忙期は、そもそも“近くに空車がない”というケースがふえます。
その結果、回送距離が長くなりやすく、料金も高くなりがちです。

時間帯・エリアの制約が厳しい

「午前中必着」「閉店前までに」「工場の稼働時間内に」など、
繁忙期ほど時間の制約がきつくなります。

さらに、

• 都心部の渋滞
• 雪・雨などの天候
• 高速道路の混雑

なども重なり、「その時間に確実に届けるためのリスク」が料金に反映されます。

直行チャーターが基本になる

緊急便は、路線のターミナルで積み替えるのではなく、
「集荷場所 → 納品先」をほぼ直行で走ることが多くなります。

• 積み替えの時間を省く
• 遅延のリスクを減らす

ためには、とても合理的な方法ですが、
そのぶん 1台の車両を“その案件だけ”に使うことになり、相対的にコストは高くなります。

コストを抑えて緊急便を使うための基本方針

それでも、ビジネスを止めないために緊急便が必要な場面は必ず出てきます。
そのとき、大切になるのが「使い方の設計」です。

すべてを“緊急扱い”にしない

繁忙期の現場では、どうしても

「とりあえず全部“最優先・最速”で！」

となりがちです。
しかし、これをやるとコストは一気にふくらみます。

そこで、荷物ごとに次のような分類をしてみるのがおすすめです。

• 絶対に時間を守りたい荷物
• 少し時間にゆとりがある荷物
• 別日の納品に回しても問題ない荷物

この「優先度づけ」をしておくだけで、
本当に緊急便が必要な荷物がどれなのか、ラインが見えてきます。

通常便と緊急便を“組み合わせて”使う

すべてを緊急便で送るのではなく、

• 大半は路線便や通常便で手配
• どうしても足りない部分だけを緊急便でカバー

という組み合わせにすることで、トータルのコストはかなり変わります。

たとえば、

• 店舗在庫のベース分は、事前にまとめて通常便で入れておく
• セール当日の“欠品防止用”だけ、緊急補充用に枠を残しておく

といったイメージです。

「1件の送料」ではなく「失う損失」で見る

緊急便の見積もりを見ると、どうしても
「1回の送料が高すぎるのでは？」という感覚になりがちです。

ここでいちど視点を変えて、

• 欠品によって失う販売額
• 納期遅延による違約金や信頼低下
• 生産ラインが止まった場合の機会損失

などをざっくり数字にしてみると、
「この場面では、多少高くても緊急便を使うべきだ」という判断がしやすくなります。

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実務で使える“コストを抑える工夫”

ここからは、現場で実際に使いやすいコストダウンの工夫を紹介します。

まとめられる荷物は“ひとつの緊急便”にまとめる

緊急便は「1回ごと」にコストが発生します。
そのため、

• 同じ方面への荷物がいくつかある
• 時間帯がおなじ納品先が複数ある

といった場合は、できるだけまとめて積むことがポイントです。

たとえば、

• A店・B店・C店が同じエリアにあるなら、それぞれ別便ではなく、1台のチャーターで順番に回る

という形にするだけでも、 1件あたりの負担はおさえられます。

集荷・納品の時間帯に“幅”をもたせる

「17時ぴったり必着」のように時間をきつくしぼると、
使える車両がどうしても少なくなります。

• 「17〜18時のあいだに」
• 「開店前までに届けばよい」
• 「午前中であれば時間指定なし」

といったように、時間の“ゆとり”を伝えられると、
より多くの車両から選べるようになり、その結果としてコストも下げやすくなります。

ハブ拠点を使って“途中までまとめる”

すべてを「本社 → 各拠点」に直行させると、どうしても距離が長くなりがちです。

• 途中の倉庫や営業所で荷物をまとめる
• 一度まとめて運び、そこから先は別の便で配る

といった“ハブ＆スポーク”の発想を取り入れると、
緊急便が走る距離そのものを短くできる場合があります。

たとえば、

• 首都圏の複数店舗向けの荷物を、いちど関東の共通倉庫に集める
• そのあと、倉庫から近い順に軽貨物で回る

など、ルートを分解して組み立て直してみるのがポイントです。

荷物に合った車両をえらぶ

「とりあえず大きめのトラックで」という発想だと、
必要以上にコストがかかってしまうことがあります。

• ダンボール数箱なら軽バンでじゅうぶん
• 小口の書類・サンプルだけなら、バイク便の方が安い場合もある
• 重量物やパレット単位なら、逆にトラック前提で考えるべき

というように、荷物の中身・大きさ・重さに合わせて、
いちばんムダのない車両を選ぶことが大切です。

「片道だけ緊急」「戻りは通常」で考える

すべての工程を緊急便で組む必要はありません。

• 行き（納品）は緊急チャーター
• 戻りの荷物は通常便や別ルートで回収

という形に分けることで、トータルのコストをおさえられることもあります。

往復をまとめて考えるのではなく、
「どこまでを緊急でやるべきか」を分解してみると、
意外と節約の余地が見えてきます。

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ただ手配するだけでなく、ムダなコストを減らす前提で一緒に考えていくスタイルです。

見積もりの取り方と、コストを下げるための伝え方

緊急便の見積もりをとるときの「情報の出し方」でも、コストは変わってきます。

条件をできるだけ整理してから依頼する

情報があいまいなままだと、

• 余裕をみた“高めの見積もり”になりやすい
• あとから条件が変わって再見積もりになる

といったことが起きがちです。

依頼前に、次の項目だけでも整理しておきましょう。

• 荷物の中身・サイズ・重さ・個数
• 集荷場所・納品先の住所
• 希望納品時間（幅をもたせられるか）
• 特別な取り扱いが必要かどうか

ここまでわかっていると、配送側も判断しやすくなり、
ムダな“安全マージン”を乗せずにすみます。

「時間」と「価格」のバランスを相談する

見積もりを見て「高い」と感じたときは、
ただ値下げをお願いするのではなく、

• 「もう少し到着時間をゆるめると安くできるか」
• 「車種を変えることでコストを下げられないか」
• 「経由ルートを変えた場合の案も見てみたい」

といった形で、条件そのものをいっしょに調整してもらうのが現実的です。

時間・ルート・車種のどこを動かせるかを共有すると、
「別案ならこのくらいまで下げられます」という提案が出てくることもあります。

単発ではなく「今後もお願いしたい」意思を伝える

緊急便の現場では、どうしても「単発勝負」のイメージが強いですが、
配送会社から見ると、一度だけのスポット案件より繰り返し発生する案件の方が、スケジュールや体制を組みやすくなります。

そのため、

• 年末は毎年この時期に同じような緊急案件が出る
• 今回うまくいけば、来年以降も同じスキームでお願いしたい

といった情報を伝えておくと、
中長期の関係を前提に、価格の相談もしやすくなります。

社内のオペレーション見直しで“ムダな緊急便”を減らす

コストを抑えるには、「そもそも緊急便にしなくてよかった案件」を減らすことも大事です。

過去の緊急案件をふりかえってみる

まずは、ここ数年の繁忙期をふりかえってみましょう。

• どんな理由で緊急になったのか
• どこの部署・取引先で多かったのか
• 発注や情報共有のどこで詰まっていたのか

を、ざっと棚おろししていきます。

「実は社内の承認が遅れたせいで緊急になっていた」
「発注の締め時間が現場の実情に合っていなかった」

など、原因のなかには“社内で解決できるもの”も少なくありません。

発注締切やカットオフ時間を見直す

繁忙期は、ふだんよりリードタイムが伸びるのが前提です。
それにもかかわらず、ふだんと同じ締切で発注していると、
どうしても「間に合わず緊急」が増えてしまいます。

• 年末だけ締切時間を前倒しする
• セールやキャンペーン前は、いちど締切ルールを共有し直す

といった工夫をするだけでも、“ギリギリ案件”はかなり減ります。

緊急依頼のテンプレートを用意しておく

担当者ごとに依頼のしかたがバラバラだと、
毎回ヒアリングに時間がかかり、そのぶん料金にもひびきます。

• 荷物情報
• 住所
• 時間帯
• 取り扱い条件
• 優先度

などをまとめた「緊急依頼テンプレート」を用意しておくと、
社内の誰が対応しても、同じレベルの情報を渡せるようになります。

緊急便に強いパートナーと“普段から”つながっておく

最後に、パートナー選びについてです。

繁忙期まっただなかで、新しい配送会社を一からさがして、
条件を説明して、見積もりをとって…というのは、現実的ではありません。

• ふだんから緊急便に対応しているか
• 繁忙期の実績がどれくらいあるか
• 自社の商材や業界のことを、ある程度理解してくれているか

こうした点をふだんから確認しておき、
「困ったときにまず相談できる相手」をつくっておくことが、
結果的にコスト削減にもつながります。

まとめ：緊急便を“戦略的に使えるかどうか”が繁忙期の差になる

繁忙期の緊急便は、どうしても通常よりコストがかかります。
しかし、

• どこまでが本当に緊急なのかを見きわめる
• 通常便と緊急便を組み合わせて使う
• ルートや車両のえらび方を工夫する
• 社内のオペレーションを見直して、ムダな緊急案件を減らす

といった対策をとることで、「必要な場面だけ、最小限のコストで」緊急便を使えるようになります。

緊急便は“最後の手段”ではなく、
うまく使えば「販売機会を守るための強い武器」になります。

そのためにも、

• 事前の準備
• 情報整理
• 信頼できるパートナーとの連携

をととのえておくことが、繁忙期の物流戦略のカギになってきます。

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