突発トラブル時に使える緊急配送依頼テンプレート― 混乱しない・遅れない・失敗しないための実務整理 ―

製造現場、倉庫、店舗、工事現場。
BtoBの現場では、どれだけ準備していても突発的な物流トラブルは起こります。

• 出荷ミスで部品が足りない
• 拠点間輸送が間に合わない
• 定期便に乗らなかった
• 今日中にどうしても必要な荷物が出た

こうした場面で頼ることになるのが「緊急配送」です。

しかし実際の現場では、

• 何を伝えればいいかわからない
• 情報がまとまらず手配が遅れる
• 担当者ごとに依頼内容がバラバラ
• 電話口で混乱してしまう

というケースが非常に多く見られます。

緊急配送は依頼内容の整理が8割です。
そこで本記事では、突発トラブル時でもすぐ使える「緊急配送依頼テンプレート」 を軸に、

• なぜテンプレが必要なのか
• どんな情報をそろえるべきか
• 現場でどう使うと効果的か

を、荷主企業の実務視点で詳しく解説します。

なぜ緊急配送は「依頼の仕方」で失敗するのか

まず理解しておきたいのは、
緊急配送が失敗する原因の多くは「車両不足」ではありません。

情報不足が手配を遅らせる

現場でよくあるのが、こんな依頼です。

• 「すぐ運んでほしい」
• 「今日中に何とかしてほしい」
• 「急ぎです」

これだけでは、配送側は動けません。

• どこから
• どこへ
• 何を
• どれくらい
• いつまでに

が分からなければ、車両選定もルート判断もできないのです。

担当者ごとに判断基準が違う

突発トラブル時は、

• 現場担当
• 倉庫担当
• 営業
• 管理職

がそれぞれ別の判断をしがちです。

その結果、

• 条件が二転三転する
• 依頼内容が途中で変わる
• 手配が振り出しに戻る

といった混乱が起こります。

テンプレがない会社ほどコストが膨らむ

緊急配送はスピード勝負です。
しかし情報が整理されていないと、

• 不要に大きな車両になる
• 遠回りのルートになる
• 本当は不要な緊急便まで使う

結果として、コストも時間も余計にかかることになります。

緊急配送依頼テンプレートが必要な理由

判断と手配を同時に進められる

テンプレがあると、

• 情報整理
• 社内確認
• 配送依頼

を同時進行できます。

「何を聞かれ、何を伝えるか」が明確になるため、現場が止まりません。

誰が依頼しても内容がブレない

属人化を防げるのも大きなメリットです。

• 新人
• 代理対応
• 夜間当番

誰が対応しても、同じレベルの依頼ができるようになります。

配送会社とのやり取りが一気に早くなる

配送側にとっても、

• 情報がそろっている
• 優先度が分かる
• 判断がしやすい

という状態は非常に助かります。

結果として、

• 車両確保が早い
• 到着時間の精度が上がる

という好循環が生まれます。

突発トラブル時に使える緊急配送依頼テンプレート【基本形】

ここからが本題です。
まずは、最低限これだけは押さえておきたい「基本テンプレート」です。

【緊急配送依頼テンプレート｜基本】

① 依頼日時
例：〇月〇日 14:30

② 依頼者情報
会社名：
部署名：
担当者名：
連絡先（携帯）：

③ 荷物の内容
品名：
個数：
重量：
サイズ（縦×横×高さ）：
梱包形態（箱・パレットなど）：

④ 取り扱い注意事項
□ 割れ物
□ 精密機器
□ 温度管理
□ 横積み不可
□ その他（　　　）

⑤ 集荷場所
住所：
建物名：
担当者名：
集荷可能時間：

⑥ 納品先
住所：
建物名：
担当者名：
受入可能時間：

⑦ 希望条件
必着時間：
最短希望：□はい □いいえ

⑧ 優先度・背景
（例：製造ライン停止回避／当日出荷対応／イベント開始前）

このテンプレがあるだけで、
緊急配送の成功率は大きく上がります。

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テンプレを使ってすぐ手配したい方へ

サポロジでは、
このような情報をもとに最短で動ける車両を即時手配しています。

突発トラブル時でも、
状況に応じた最適な配送方法を提案できます。

実務で使いやすい「判断付きテンプレート」

基本テンプレに加えて、
現場判断を早めるための項目を入れるのがおすすめです。

緊急度ランクを明確にする

例：

• A：今日中に届かないと業務停止
• B：明日午前中必着
• C：今日中なら望ましい

これだけで、
配送側の判断スピードが大きく変わります。

代替案の可否を書く

• 時間指定に幅はあるか
• 車種指定は必須か
• 中継・積み替えは可能か

「ここは柔軟に対応できる」と書いておくと、車両確保率が上がります。

テンプレを社内で機能させるためのポイント

紙ではなくデータで共有する

• Googleスプレッドシート
• 社内チャット
• 社内マニュアル

すぐコピーして使える状態にしておくことが重要です。

緊急時の連絡フローとセットにする

• 誰が判断するのか
• 誰が依頼するのか
• 誰に報告するのか

テンプレ＋フローで初めて機能します。

年に1回は見直す

• 拠点が増えた
• 取扱商品が変わった
• 取引先が変わった

こうした変化に合わせて、テンプレも更新しましょう。

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緊急配送を属人化させたくない企業様へ

サポロジでは、
荷主企業ごとの運用に合わせた緊急配送の使い方整理もサポートしています。

「いざという時に迷わない体制」を作れます。

よくある失敗例とテンプレで防げること

「とにかく急ぎ」で高額になる

→ 優先度と条件を整理することで回避可能

荷物情報不足で再手配になる

→ サイズ・重量明記で防止

納品先トラブルで遅延

→ 受入担当・時間の記載で防止

まとめ：緊急配送は「準備している会社」が強い

突発トラブルは避けられません。
しかし、

• 情報を整理する
• 判断を早める
• 依頼を迷わない

この3点ができている会社は、緊急配送でも現場を止めません。

緊急配送依頼テンプレートは、
単なる書式ではなくトラブル時の行動を統一するツールです。

平時のうちに用意しておくことで、いざという時の差がはっきり出ます。

突発トラブル時の配送手配でお困りの方へ

サポロジは、
緊急配送を前提にした
BtoB向け配送ネットワークを構築しています。

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最短で動ける車両を手配します。